Протокол совещания нужен, чтобы через неделю не спорить, о чём договорились. Это документ, в котором записаны вопросы, которые обсуждали, принятые решения, ответственные и сроки. Всё остальное в нём вторично.
Ниже образец, который можно скопировать, пример заполнения и способы получить черновик протокола из записи встречи.
Какая форма обязательна
Для внутренних рабочих совещаний единой обязательной формы нет: компания пишет протокол в свободной форме или по шаблону, который сама утвердила. Если в компании шаблон уже есть, пользуйтесь им. Если нет, ориентируйтесь на образец ниже.
Не путайте протокол рабочего совещания с протоколом общего собрания участников ООО или акционеров АО. Для собраний требования задаёт закон, и такой протокол лучше сверять с юристом.
Какие бывают протоколы
- Краткий. Только вопросы повестки и принятые решения. Подходит для еженедельных планёрок, где важен результат, а не ход разговора.
- Полный. Вопросы, кто что предлагал, ход обсуждения и решения. Нужен, когда позже придётся объяснять, почему решили именно так.
- Стенографический. Дословная запись всех выступлений. Вручную его почти не ведут: его получают из расшифровки аудиозаписи.
Что должно быть в протоколе
- Название организации.
- Слово «Протокол», номер и дата.
- Вид совещания и место: переговорная, Телемост, Zoom.
- Председатель и секретарь.
- Присутствующие: фамилии, инициалы, должности. Если участников больше пятнадцати, можно приложить список отдельно.
- Повестка: пронумерованные вопросы.
- По каждому вопросу: кто выступал, что предложили, что решили.
- Решения: что сделать, кто отвечает, к какому сроку.
- Подписи председателя и секретаря.
Самая частая ошибка — решение без ответственного или без срока. «Обсудили поставщиков» не решение. Решение — «Иванову до 15 октября запросить цены у трёх поставщиков».
Образец протокола совещания
Скопируйте и замените текст в квадратных скобках.
[Название организации]
ПРОТОКОЛ № [номер]
[вид совещания: оперативное / рабочее / совещание отдела]
Дата: [дд.мм.гггг] Место: [переговорная / Телемост / Zoom]
Время: с [чч:мм] до [чч:мм]
Председатель: [Фамилия И. О., должность]
Секретарь: [Фамилия И. О., должность]
Присутствовали: [Фамилия И. О., должность], [Фамилия И. О., должность]
ПОВЕСТКА
1. [Вопрос]
2. [Вопрос]
1. СЛУШАЛИ: [Фамилия И. О.] — [кратко, о чём выступление].
ВЫСТУПИЛИ: [Фамилия И. О.] — [предложение или возражение].
РЕШИЛИ: [что сделать].
2. СЛУШАЛИ: ...
РЕШИЛИ: ...
ПОРУЧЕНИЯ
| № | Что сделать | Ответственный | Срок |
|---|-------------|---------------|------|
| 1 | [задача] | [Фамилия И. О.] | [дата] |
Председатель ___________ / [Фамилия И. О.]
Секретарь ___________ / [Фамилия И. О.]Таблица поручений в конце — не обязательная часть, но самая полезная: её пересылают участникам после встречи, и по ней проверяют сроки на следующем совещании.
Пример заполнения
Как выглядит пункт протокола, заполненный по образцу:
1. СЛУШАЛИ: Петрову А. С., руководителя отдела продаж, — о падении заявок с сайта в сентябре.
ВЫСТУПИЛИ: Сидоров К. Л. предложил проверить форму заявки на телефонах.
РЕШИЛИ: проверить форму на трёх моделях телефонов. Ответственный — Сидоров К. Л., срок — 10 октября.
Обратите внимание: в «Решили» стоит действие, а не тема. Имена здесь условные.
Как вести протокол и не упустить решения
- Повестку рассылайте до встречи. Секретарю проще записывать, когда вопросы пронумерованы заранее.
- Решение проговаривайте вслух. В конце каждого вопроса председатель называет, что решили, кто отвечает и до какого числа. Секретарь записывает дословно.
- Не записывайте всё подряд. Для краткого протокола ход обсуждения не нужен.
- Отправляйте протокол в тот же день. Через три дня участники помнят договорённости по-разному.
- Записывайте встречу. Запись решает главную проблему секретаря: не нужно одновременно слушать, понимать и печатать. Как записать созвон в Телемосте и Zoom, разобрали в отдельной статье.
Как сделать протокол автоматически
Ни один способ не выдаёт готовый подписанный протокол. Получается черновик: расшифровка и выделенные решения. Секретарь проверяет его и переносит в шаблон. Это всё равно в разы быстрее, чем писать с нуля по памяти.
Конспект встречи в Яндекс Телемосте
В Телемосте есть конспект от Алисы Про: после звонка на почту приходит краткий пересказ, список договорённостей и полная расшифровка. Условия:
- работает только в Яндекс 360 для бизнеса, на тарифах «Минимальный», «Основной», «Продвинутый» и «Корпоративный»;
- запускать могут пользователи с почтой на домене организации;
- по умолчанию конспект получают только организатор и соорганизаторы;
- обработка может занять до 24 часов.
Если компания уже живёт в Яндекс 360, это самый простой путь. Для встреч в других программах он не подойдёт.
Расшифровка готовой записи онлайн
Если запись уже есть, загрузите её в расшифровку аудио в текст. Сервис вернёт сплошной текст. Решения и поручения из него выбираете сами. Подходит для разовых встреч. Учтите, что файл уходит на расшифровку через наш сервер, и что подписей «кто сказал» здесь нет.
Программа на компьютере: Конспект
Конспект — наша программа для Windows 10 и 11. Он записывает ваш микрофон и звук собеседников из любого приложения для звонков, расшифровывает разговор и составляет заметки: решения, кто что делает, открытые вопросы. Каждая реплика подписана говорящим, а голоса запоминаются между встречами.
Всё это происходит на компьютере: запись и текст никуда не отправляются. Это важно, если на совещаниях обсуждают то, что нельзя выносить в чужое облако.
Из заметок Конспекта текст копируется в шаблон протокола выше. Готового файла Word программа не делает.
Коротко
- Для внутренних совещаний обязательной формы нет. Главное — решения с ответственными и сроками.
- Образец выше можно скопировать и использовать как есть.
- Протокол проще собрать из записи встречи, чем писать по памяти. Записать встречу можно встроенными средствами Телемоста и Zoom или Конспектом, который заодно расшифрует её и выделит решения.